Trên thực tế, khi hàng bán bị trả lại kế toán cần làm 3 định khoản gồm:
• Ðịnh khoản doanh thu hàng bán bị trả lại tài khoản 531.
• Ðịnh khoản giá vốn đúng bằng giá vốn của hoá đơn xuất.
• Ðịnh khoản thuế (Nếu có).
Nhưng khi sử dụng chương trình, người dùng chỉ cần nhập định khoản doanh thu, chiết khấu hàng bán bị trả lại và thuế (Nếu có), cùng các thông tin về hoá đơn bán hàng, chương trình sẽ tự động áp giá vốn của hoá đơn cho những hàng bán bị trả lại.
VD: Ngày 31/01, bộ phận kinh doanh bán hàng công nợ cho công ty TNHH Trọng Hiên (D020205), (Đã thanh toán)
| Nội dung | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|
| Phôi thép CT3 | 20 cái | 21 450 000 | 429 000 000 |
| Phôi thép CT5 | 45 cái | 23 000 000 | 1 035 000 000 |
| Thuế GTGT 10% | - | - | 146 400 000 |
| Tổng cộng | - | - | 1 610 400 000 |
Ngày 02/02 Công ty TNHH Trọng Hiên phát hiện 01 Phôi thép CT3 bị hỏng không sử dụng được nên yêu cầu trả lại hàng. Đơn vị đã nhận hóa đơn trả lại hàng của công ty Trọng Hiên. Đồng thời nhập kho hàng trả lại và trả lại tiền cho công ty TNHH Trọng Hiên.
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng – Phải trả chọn Hàng bán bị trả lại hoặc vào (Chứng từ\9. Hàng bán bị trả lại).
Bước 2: Nhấn F2 hoặc chọn nút Thêm trên màn hình hiển thị
Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ hàng bán bị trả lại.
• Nhập ngày lập chứng từ, số chứng từ.
• Mã tiền tệ : Nhấn Spacebar để thay đổi mã tiền tệ và nhập tỷ giá nếu có giao dịch ngoại tệ.
• Tại mục Đối tượng: chọn tên khách hàng đã được khai báo trong danh mục đối tượng.
• Tại mục Mã nhập xuất: Chọn N1301 – Nhập lại hàng bán trả lại
• Tại mục Số HĐ bán: chọn hoá đơn bán sản phẩm bị trả lại
• Nhập Vật tư bị trả lại đã được khai báo trong Danh mục vật tư, hàng hoá.
• Đvt: Dùng phím Spacebar để chọn đơn vị tính sử dụng (trường hợp có nhiều đơn vị tính).
• Khai báo Mã kho và định khoản Nợ - Có tương ứng. Các thông tin này có thể tự động nhảy ra nếu doanh nghiệp có khai báo Mã kho mặc định của vật tư và Tài khoản mặc định trong giao dịch vật tư.
• Khai báo Số lượng, Đơn giá của vật tư, hàng hoá bị trả lại.
• Mã loại VAT: được chọn trong Danh mục biểu thuế. Mã thuế cũng có thể nhảy mặc định nếu có khai báo trong danh mục vật tư hàng hoá.
• Tại mục Số HĐ bán: chọn hoá đơn bán sản phẩm bị trả lại. Chương trình sẽ tự động cập nhật theo giá vốn của kỳ phát sinh hóa đơn nếu chọn lại số hóa đơn bán.
Bước 3: Nhấn Lưu và thêm mới hoặc Ctrl + Enter sau khi nhập xong các thông tin của chứng từ.