Dưới đây là các bước thực hiện quản lý công cụ dụng cụ:

Bước 1: Cập nhật công cụ dụng cụ trong danh mục vật tư: Chi tiết các công cụ dụng cụ là một nhóm thuộc danh mục vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ. Xem lại phần “Danh mục vật tư” để biết thêm thông tin về danh mục này.

Bước 2: Xuất dùng công cụ dụng cụ

Bước này thực hiện khi công cụ dụng cụ được xuất kho đi phân bổ, để theo dõi chúng ta sử dụng “Phiếu xuất công cụ dụng cụ”.

Trong màn hình cập nhật công cụ dụng cụ xuất dùng các thông tin trong Tab “Chi tiết 1” như “Ngày dùng”, “Ngày Pb”, “Kỳ Pb”, “Số lần Pb”, “Tk Cp” sẽ là căn cứ để chương trình tự động tạo ra các dòng phân bổ chi tiết. Người sử dụng cũng có thể theo dõi các thông tin khác như giá trị đã phân bổ (“Ðã phân bổ”), “Mục đích”, “Ngày hỏng” trong Tab “Chi tiết 2” của màn hình này.

Bước 3: Quản lý, theo dõi công cụ dụng cụ xuất dùng:

- Từ menu “Du lieu” chọn “Quản lý công cụ dụng cụ”.

- Trên màn hình cập nhật thông tin quản lý chúng ta có thể sửa đổi những thông tin về công cụ dụng cụ, cũng như có thể thêm bớt, sửa đổi chi tiết các dòng phân bổ.

- Ngoài việc sửa thủ công các dòng phân bổ chi tiết người dùng còn có thể tạo tự động lại các dòng phân bổ bằng cách nhấp chọn nút “Tạo chi tiết dòng phân bổ”

 Một số lưu ý trong bước này:

- Các dòng có cột “P” được đánh dấu là những dòng đã được hạch toán.

- Khi giá trị phân bổ khác với giá trị đã hạch toán dòng đó sẽ có chữ màu đỏ.

- Chương trình chỉ cho phép tạo lại các dòng phân bổ tự động khi chưa có dòng nào được hạch toán.

Bước 4:Hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ: Từ hệ thống menu chọn “Tong hop\Hạch toán công cụ dụng cụ”, màn hình “Hạch toán công cụ dụng cụ” xuất hiện hãy nhập vào tháng cần hạch toán rồi nhấp chọn nút “Lưu và thêm mới”.

Bước 5: Lên báo cáo: Người sử dụng có thể tìm thấy các báo cáo liên quan đến chức năng này trong menu “Bao cao\Báo cáo tài sản cố đinh – công cụ, dụng cụ”.